Håndbog for ledere og instruktører

Bestyrelse (5 personer)

Vælges til følgende funktioner/poster:

  • 1 formand
  • 1 økonomiansvarlig
  • 1 idrætsansvarlig
  • 1 motionsansvarlig
  • 1 menigt bestyrelsesmedlem

Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og kommunikationsansvarlig.

Bestyrelsen kan udpege en sekretær uden stemmeret.

Den valgte suppleant er ”arbejdende suppleant” og indbydes til alle bestyrelsesmøder.

 

Bestyrelsen vælges på generalforsamlingen og varetager følgende overordnede opgaver:

  • visioner
  • målsætning
  • økonomi
  • repræsentation
  • forbundsaktiviteter
  • lokale aktiviteter og samarbejde med andre foreninger
  • godkendelse af specialaktiviteter/arrangementer
  • FiH’s markedsføring og PR-virksomhed
  • godkendelse af bestemmelserne til håndbogen
  • fastsætte rammerne for foreningens aktiviteter
  • øverste ankeinstans

Bestyrelsen udfærdiger egen forretningsorden.

Der afholdes bestyrelsesmøde hver måned (undtagen juli) jfr. forretningsordenen.

Én gang årligt tilstræbes det at afholde et møde for alle udvalgsmedlemmer (fællesmøde).

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016

 

Forretningsorden for bestyrelsen

  • 1 Der afholdes bestyrelsesmøde hver måned undtagen juli. Tidspunktet er som udgangspunkt fastsat til 3. onsdag i måneden.
  • 2 Suppleanten inviteres til deltagelse i bestyrelsesmøderne uden stemmeret
  • 3 Emner, der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 7 dage før mødet.
  • 4 Mødeindkaldelse med angivelse af dagsorden samt relevante bilag fremsendes via e-post af formanden senest inden weekenden før mødets afholdelse.
  • 5 Mødet ledes af formanden/dennes stedfortræder.
  • 6 Der kan kun træffes beslutninger i bestyrelsen, når mindst 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede.

          Forslag skal vedtages med mindst 3 stemmer.

  • 7 Der føres referat over samtlige bestyrelsesmøder. Referat tilstræbes fremsendt til godkendelse til alle bestyrelses via e-mail senest 10 dage efter et afholdt møde. Senest 1 uge efter modtagelse skal evt. ændringer være referenten i hænde – herefter betragtes referatet som godkendt og udsendes herefter til alle udvalgsmedlemmer.
  • 8 Bestyrelsen kan indkalde andre medlemmer af foreningen, eller personer uden for foreningen, til deltagelse i møderne uden stemmeret.
  • 9 Bestyrelsen nedsætter udvalg til at varetage de faste aktiviteter og kan efter behov nedsætte ad hoc udvalg.

          Udvalgenes ophør besluttes af bestyrelsen.

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016

 

 

 

 

Funktionsbeskrivelser

Formanden

  • har den daglige ledelse af foreningen i henhold til bestyrelsens beslutninger og kan alene afgøre hastesager og mindre sager med en max. økonomisk ramme på 5.000,- kr.
  • er ansvarlig for, at de beslutninger, bestyrelsen træffer, bliver udført på den måde, det er bestemt,
  • er foreningens repræsentant udadtil og skal loyalt varetage foreningens interesser,
  • skal være velinformeret om Dansk Firmaidrætsforbunds (Firmaidrætten) arbejde og orientere om væsentlige beslutninger herfra til bestyrelsen,
  • er ansvarlig for at holde næstformanden orienteret – herunder ikke mindst sager af idrætspolitisk karakter,
  • repræsenterer foreningen i Firmaidrætten (herunder repræsentantskabsmøder, formandsmøder og landsdelsmøder), HSI (Hillerød Samvirkende Idrætsforeninger) samt andre møder/forhandlinger, hvor andre foreninger er repræsenteret på formandsniveau. Ved forfald eller lignende aftales anden form for repræsentation,
  • repræsenterer foreningen ved møder og forhandlinger med offentlige myndigheder. administrative opgaver eller møder med idrætsligt indhold kan dog varetages af foreningens sekretariat, den idræts- eller motionsansvarlige efter nærmere aftale. Ved forfald aftales anden form for repræsentation,
  • tilrettelægger, udfærdiger dagsorden og indkalder i samarbejde med bestyrelsen og sekretariatet til foreningens generalforsamling i henhold til gældende love.
  • fremlægger bestyrelsens politiske beretning på generalforsamlingen,
  • tilrettelægger, udfærdiger dagsorden, indkalder og leder bestyrelsesmøder i henhold til forretningsordenen,
  • tilrettelægger, udfærdiger dagsorden, indkalder i samarbejde med bestyrelsen og sekretariatet samt leder formandsmøder og fællesmøder,
  • repræsenterer foreningen ved jubilæer, receptioner o.l., med mindre andet aftales,
  • er ansvarlig for, at der gennemføres et positivt samarbejde i og imellem foreningens udvalg,
  • er ansvarlig for, at det administrative arbejde udføres i overensstemmelse med egne og bestyrelsens ønsker og beslutninger og er sammen med den økonomiansvarlige kasseansvarlig over for bestyrelsen,
  • forestår ansættelsessamtaler ved ansættelse af lønnet personale samt afholder MUS-samtaler efter anmodning fra de ansatte.

 

Næstformanden (konstitueres blandt bestyrelsen)

  • arbejder tæt sammen med formanden og træder til i tilfælde af formandens forfald bl.a. ved forbundsmøder og landsdelsmøder,
  • er pligtig til at holde sig orienteret om alle forhold i foreningen,
  • skal være rede til at løse særlige opgaver for foreningen, herunder bl.a. foreningens evt. bestyrelsesrepræsentant i HSI (Hillerød Samvirkende Idrætsforeninger), ansvarlig for kulturelle arrangementer for bestyrelse og udvalg.

 

Økonomiansvarlig

  • er ansvarlig for, at regnskabet føres ud fra god regnskabsskik,
  • sørger for, at regnskabet føres efter de af bestyrelsen afstukne retningslinier,
  • er ansvarlig for, at diverse tilskud til foreningen er modtaget og registreret, (Firmaidrætten, Hillerød kommune, sponsorer)
  • udarbejder konti for udvalgene efter aftale med disse og bestyrelsen,
  • fremlægger den økonomiske situation på hvert bestyrelsesmøde,
  • er ansvarlig for, at regninger og andre udeståender bliver betalt rettidigt,
  • fremlægger regnskabet for revisorerne inden generalforsamlingen,
  • fremlægger regnskabet på generalforsamlingen,
  • udarbejder budgetopfølgning,
  • sørger for budgetudarbejdelse sammen med udvalgene,
  • udarbejder arbejdsbeskrivelser for lønnede medarbejdere i FiH,
  • er ansvarlig for foreningens servicefunktioner,
  • er ansvarlig for lønindberetning overfor foreningens lønnede personale,
  • deltager i relevante lokale møder samt møder/træf i forbundsregi,
  • deltager sammen med formanden i ansættelsessamtaler ved ansættelse af lønnet personale og i evt. MUS-samtaler med de ansatte.

 

Idrætsansvarlig

  • er ansvarlig over for bestyrelsen for idrætter med løbende turneringer, og er dermed ansvarlig for, at de beslutninger, der tages, bliver udført på den måde, det er bestemt,
  • orienterer alle idrætsudvalgsformænd m/k om indgået relevant post/informationer,
  • er ansvarlig for – i samarbejde med sekretariatet – at idrætsudvalgenes fremsendte ansøgninger om bane- og haltider koordineres med motionsudvalgenes ønsker og bliver fremsendt til kommunen i rette tid,
  • er ansvarlig for idrætsberetningen til generalforsamlingen,
  • repræsenterer foreningen i forbindelse med relevante møder på forbunds-landsdels- og regionsplan,
  • kan jfr. aftale med formanden repræsentere foreningen overfor offentlige myndigheder i møder med idrætsligt indhold,
  • er ansvarlig for at idrættens relevante områder i håndbogen holdes ajour.

 

Motionsansvarlig

  • er ansvarlig over for bestyrelsen for alle motionsaktiviteter og er dermed ansvarlig for, at de beslutninger, der tages, bliver udført på den måde, det er bestemt,
  • er ansvarlig for, i samarbejde med sportschefen at fastsætte program for motions aktiviteterne i foreningen,
  • orienterer alle motionsudvalgsformænd m/k om indgået relevant post/informationer,
  • er ansvarlig for – i samarbejde med sekretariatet – at motionsudvalgenes fremsendte ansøgninger om bane- og haltider koordineres med idrætsudvalgenes ønsker og bliver fremsendt til kommunen i rette tid,
  • er ansvarlig for motionsberetningen til generalforsamlingen,
  • repræsenterer foreningen i forbindelse med relevante møder på forbunds-landsdels- og regionsplan,
  • kan jfr. aftale med formanden repræsentere foreningen overfor offentlige myndigheder i møder med motionsmæssigt indhold,
  • er ansvarlig for at motionens relevante områder i håndbogen holdes ajour.

 

Kommunikationsansvarlig (konstitueres blandt bestyrelsen)

  • er ansvarlig over for bestyrelsen og dermed ansvarlig for, at de beslutninger, der tages, bliver udført på den måde, det er bestemt,
  • orienterer bestyrelsen, udvalg og aktivitetsansvarlige om relevante markedsførings- og pressemæssige tiltag (annoncer, pressemeddelelser etc.),
  • tilrettelægger, udfærdiger dagsorden, indkalder og leder evt. møder om  samt frem-sender referat til udvalgsmedlemmer og bestyrelsen,
  • ansvarlig for udarbejdelse af det årlige budget for markedsførings- og PR-mæssige tiltag,
  • er ansvarlig for indlæg om emnet i beretningen til generalforsamlingen,
  • repræsenterer foreningen i forbindelse med relevante møder på forbunds-, landsdels- og regionsplan,
  • repræsenterer som udgangspunkt foreningen overfor offentlige myndigheder i møder med kommunikationsmæssigt indhold,
  • er ansvarlig for at relevante områder i håndbogen holdes ajour.

 

Menigt medlem

  • er pligtig til at holde sig orienteret om alle forhold i foreningen,
  • skal være rede til at løse særlige opgaver for foreningen,

 

Suppleanten

  • er pligtig til at holde sig orienteret om alle forhold i foreningen,
  • skal være rede til at løse særlige opgaver for foreningen,

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016

 

 

Sekretariat

Sekretariatet varetager følgende opgaver:

  • Modtage indgået post og e-mails og fordele denne til de respektive bestyrelses- og udvalgsmedlemmer.
  • Ansvarlig for medlemsregistreringen.
  • Bogføre, betale regninger, udarbejde årsregnskab samt videregive oplysninger om økonomi til den økonomiansvarlige.
  • Udføre kopiering samt distribuering for FiH’s udvalg, jf. aftale med disse (herunder indbydelser, programmer og resultatlister).
  • Foretage ajourføring af diverse statistikker, ranglister og stillinger jf. aftale med udvalgene.
  • Ajourføring af forbundets magasin FIRMAIDRÆT.
  • Foreningens kontaktpunkt til Hillerød Kommune (Kultur og Udvikling) samt til skolernes servicemedarbejdere.
  • Udarbejdelse af endeligt ansøgningsskema til Hillerød Kommune vedr. hal- og banetimer efter indstilling fra den idrætsansvarlige og motionsansvarlige.
  • Medvirke i samarbejde med den idrætsansvarlige og motionsansvarlige til udarbejdelse af endelig hal- og timefordelingsplan.
  • Varetager foreningens kontakt til forbundet (Firmaidrætten).
  • Udsender referater fra møder i bestyrelsen, udvalg m.fl. jf. aftale med bestyrelsen og udvalgene.
  • Ajourfører foreningens håndbog efter bestyrelsens direktiver.

Attestation af udgiftsbilag

Udgifter vedrørende idræt eller aktiviteter, som ikke overstiger 1.000 kr., skal være godkendt af udvalgsformanden inden betaling.

Udgifter mellem 1.000 – 5.000 kr. skal godkendes af et medlem af bestyrelsen inden køb og attesteres inden betaling.

Ved udgifter over 5.000 kr. skal dette altid forelægges og godkendes af bestyrelsen inden køb.

 

Regler for kursusdeltagelse

Alle medlemmer af Firmaidræt Hillerød kan deltage i de af Firmaidrætten og beslægtede forbunds udbudte kurser.

De enkelte udvalg planlægger i forbindelse med budgetlægningen kommende kursusudgifter ud fra et forventet skøn og anføres på udvalgets budget.

For udvalgsmedlemmer/instruktører betales kursusprisen af Firmaidræt Hillerød jf. gældende regler.

For ikke-udvalgsmedlemmer/instruktører er kursusprisen som udgangspunkt Firmaidræt Hillerød  uvedkommende, hvorfor der vil ske opkrævning af kursusprisen fra sekretariatet.

Dog kan optages kommende ledere/instruktører betalt af Firmaidræt Hillerød til eksisterende eller planlagte nye udvalg/aktiviteter, hvor pågældende har givet tilsagn om at virke som leder/instruktør.

For deltagelse i alle former for kurser, hvor kursusafgiften forventes dækket af Firmaidræt Hillerød, er dette betinget af udvalgsformandens eller bestyrelsens godkendelse.

 

Lederkurser

Som deltager på lederkurser godkendes alle nuværende udvalgsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer.

Endvidere kan optages kommende medlemmer i udvalg og bestyrelse, når det ansøgte kursus er et led i det fremtidige udvalgs- eller bestyrelsesarbejde for de pågældende.

 

Instruktørkurser

For at deltagelse kan godkendes, skal den ansøgte aktivitet være en idrætsgren/aktivitet, der er indeholdt i FiH’s nuværende aktivitetsprogram, eller optaget i FiH’s aktivitetsplan for fremtidige aktiviteter.

Endviderekan optages kommende instruktører til eksisterende eller planlagte nye aktiviteter, hvor pågældende har givet tilsagn om at virke som instruktør.

Ved deltagelse i kurser, hvor kursusafgiften overstiger 1.500 kr. og ikke er forhåndsgodkendt af udvalgets budget, skal dette godkendes af bestyrelsen (den økonomiansvarlige) før tilmelding.



Tilmelding

Tilmelding foregår via relevante tilmeldingsprocedurer (ved Firmaidrættens kurser gennem Firmaidrættens hjemmeside).

Firmaidræt Hillerøds administration skal efterfølgende orienteres/underrettes, da deltagelse er betinget af foreningens godkendelse.

 

Refusion af transportudgifter

Firmaidræt Hillerød dækker transportudgifter i forbindelse med kurser og møder (forbundsmøder, kampagnetræf, repræsentative møder og lignende), hvis:

  • kursusdeltagelsen er godkendt af administrationen/bestyrelsen i Firmaidræt Hillerød
  • mødedeltagelse sker som udpeget repræsentant for Firmaidræt Hillerød.

Ikke-udvalgsmedlemmer, der deltager på Firmaidrættens kurser for egen regning får ikke transportudgifter dækket af FiH.

 

Udbetaling af transportgodtgørelse:

Ved kurser/møder på Sjælland, Lolland og Falster m.fl. (øerne øst for Storebælt excl. Bornholm) udbetales transportgodtgørelse efter statens laveste takst for benyttelse af egen bil (se bilag 1). Det forudsættes, at flere deltagere i samme kursus/møde kører i samme bil.

Ved kurser/møder i øvrige Danmark udbetales som udgangspunkt transportgodtgørelse efter billigste offentlige transportmiddel.

Ved samkøring og/eller dokumenteret fordel eller ved ekstraordinær lang transporttid kan der efter aftale ske dækning efter statens laveste takst for benyttelse af egen bil incl. evt. brotakst/færgebillet.

Taxa til/fra nærmeste station refunderes, hvis der ikke er arrangeret fællestransport.

Se bilag 1- satser for beløb til udbetaling.

 

Diæter i forbindelse med kurser og møder

Ved deltagelse i kurser og møder kan der udbetales diæter til deltagerne, såfremt

  • kurset er godkendt af administrationen/bestyrelsen i Firmaidræt Hillerød
  • deltagelse sker som Firmaidræt Hillerøds repræsentant ved sektionsårsmøder, kampagnetræf og lignende.

Der kan højst udbetales én diæt pr. kursus-/mødedag, inklusive ud- og hjemrejsedagen.

Diætstørrelsen fastsættes af bestyrelsen.

Ikke-udvalgsmedlemmer modtager ikke diæter.

 

Se bilag 1- satser for beløb til udbetaling.

 

 

Gaveregulativ

Markeringsdage for bestyrelse, udvalg og instruktører:

Runde fødselsdage (50 år, 60 og 70 år – herefter deleligt med 5)               300 kr.

Bryllup, sølv- og guldbryllup:                                                                   500 kr.

Andre markeringsdage (jubilæer i foreningsregi m.m.)                              200 kr.

 

Udtrædelse af bestyrelses- eller udvalgsarbejde samt instruktørhverv:

Efter min. 5 år:                                                                                       500 kr.

                                                                                                            

Udtrædelse efter skift fra et udvalg til et andet eller efter

genindtrædelse i bestyrelse/udvalg markeres ikke.

 

Dødsfald hos medlemmer, instruktører

og andre med tilknytning/forhold til FiH:                                                  bårebuket

 

Andre markeringsdage:

Egne firmaidrætsklubber (jubilæer)                                                          300 kr.

Andre idrætsforeninger (jubilæer) og leverandører                                     300 kr.

Dommere, personer i andre foreninger, personer med kommunalt

eller anden idrætslig hverv og hos leverandører

tages gavens pris op fra gang til gang – dog max.                                     300 kr.

 

Markeringer sker kun såfremt begivenhederne er FiH bekendt, men formanden for det relevante udvalg skal så vidt muligt holde sig ajour m.h.t. ovennævnte mærkedage.

 

I tilfælde af flere tillidsposter i foreningen gives der kun 1 gave.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 19. august 2015

 

 

Instruktørløn

Instruktørvirksomhed under Firmaidræt Hillerød er som udgangspunkt baseret på frivillige instruktører. Instruktører kan dog honoreres under forudsætning af, at:

  • Aktiviteten er planlagt og med godkendt instruktion.
  • Aktiviteten har en varighed på mindst 4 måneder.
  • Et af bestyrelsen vedtaget minimum-deltagerantal (varierende afhængig af aktivitet/idrætsgren) kan opnås.
  • Aktiviteten er budgetteret og godkendt af bestyrelsen (aktiviteten må ikke give underskud).
  • Instruktører skal være færdiguddannede (Firmaidrættens kursus) eller anden godkendt uddannelse.

Godkendt instruktion kan honoreres som:

  1. Timeløn efter aftalt sats og efter gældende skatteregler
  2. Omkostningsdækning jf. gældende regler for skattefri ydelse til ulønnede ledere, trænere/instruktører og medhjælpere

Både ved honorering under a) og b) underskrives en aftale.

Denne form for honorering kan også anvendes i forbindelse med specielle funktioner i Firmaidræt Hillerød efter godkendelse af bestyrelsen.

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016.

 

Regler for fortæring

Udvalgsmedlemmer på vagt kan få gratis fortæring i rimeligt omfang.

 

I forbindelse med det årlige udvalgsevalueringsmøde afsættes et fast beløb pr. deltager.

Beløbet fastsættes af bestyrelsen.

 

Se bilag 1- satser for beløb til udbetaling.

 

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016.

 

 

Anvendelse af FiH-logo

Som hovedregel gælder, at enhver forretningsmæssig eller privat anvendelse af Firmaidræt Hillerøds logo ikke er tilladt uden bestyrelsens forudgående skriftlige samtykke.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016.

 

 

Sponsorer

Ifølge vedtægternes tegnes Firmaidræt Hillerød af formanden. Som følge heraf er det principielt en bestyrelsesopgave at indgå aftaler med sponsorer. Bestyrelsen har dog vedtaget, at der inden for nedennævnte rammer tildeles de enkelte udvalg kompetence til selv at arbejde med sponsorater.

  • De enkelte udvalg kan til brug for idrætsmateriel, præmier, udvalgsbeklædning eller lignende vælge at anvende sponsor.
  • Der må ikke i en sponsoraftale indgås aftale om, at Firmaidræt Hillerød leverer økonomisk modydelse, udover for eksempel bandereklamer ved det pågældende udvalgsstævner/arrangementer.
  • Indgår et/flere udvalg aftale med en sponsor, kan aftalen alene omfatte det/de udvalg, der er indeholdt i aftalen. Der kan således ikke påføres andre udvalg, eller Firmaidræt Hillerød som helhed, forpligtelser som følge af en, af et eller flere udvalg indgået sponsoraftale.
  • Ved modtagelse af tøjgaver, hvor sponsors navn eller reklamebudskab er påtrykt, må anvendelse af Firmaidræt Hillerøds logo kun ske, når gældende regler om benyttelse af FiH’s logo er opfyldt.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016.

 

Forsikring

Idræts- og motionsaktivitet under Firmaidræt Hillerød er som udgangspunkt på eget ansvar og risiko, og det anbefales, at man personligt er forsikret gennem en privat ulykkes- og ansvarsforsikring.

Firmaidræt Hillerød og Dansk Firmaidrætsforbund har dog tegnet forsikringer, der dækker visse skader, der forvoldes af idrætsudøvere, instruktører og ledere.

Forhør dig hos sekretariatet eller via Firmaidrættens hjemmeside www.firmaidraet.dk.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016.

  

 

Udvalgenes sammensætning og funktion

  • Udvalgene består af et nødvendigt antal medlemmer i forhold til aktivitetsniveau og arbejdsopgaver i øvrigt.
  • Udvalget konstituerer sig selv ved valg af formand, som forelægges bestyrelsen til godkendelse.
  • Udvalgene holder møde efter behov enten når formanden indkalder eller når ethvert medlem af udvalget ønsker udvalget samlet.
  • Udvalgenes medlemmer besætter relevante udvalgsfunktioner, såsom næstformand, sekretær, idræts/motionsansvarlig, EDB-ansvarlig, materielansvarlig etc..
  • Udvalgene fordeler relevante ansvarsområder
  • Udvalgene kan efter motiveret behov optage nye medlemmer

 

 

Udvalgsformænd m/k

  • Er på udvalgets vegne ansvarlig over for den idrætsansvarlige/motionsansvarlige og bestyrelsen.
  • Forestår den daglige ledelse af udvalgets arbejde.
  • Orienterer sine udvalgsmedlemmer om relevant indgået post til udvalget.
  • Er ansvarlig for fremsendelse af referat fra udvalgets møder til udvalgsmedlemmerne og bestyrelsen m.v.
  • Forestår fordeling af arbejdsopgaver og ansvarsområder inden for udvalget.
  • Kan uden for udvalget træffe aftale med enkeltpersoner med henblik på løsning af særlige opgaver, hvor disse ikke naturligt kan løses af udvalgets egne medlemmer.
  • Repræsenterer foreningen udadtil i den enkelte idrætsgren/motionsaktivitet.
  • Er ansvarlig for rekruttering/oplæring af nye udvalgsmedlemmer, således at disse får forståelse og indsigt i udvalgets arbejde og foreningens opbygning.

  

Andre funktioner:

Sportschef

  • Til varetagelse af foreningens motionsaktiviteter kan bestyrelsen ansætte en lønnet deltids sportschef, der skal medvirke til at gennemføre foreningens mission, vision og mål ved et tæt samarbejde med bestyrelsen og alle udvalg for derved at udvikle aktiviteterne, øge aktivitetsniveauet, øge kompetencen blandt udvalgsmedlemmerne og medvirke til at sikre rekruttering af nye udvalgsmedlemmer.
  • Med ansvar overfor bestyrelsen (primært den motionsansvarlige) og i tæt samarbejde med de enkelte udvalg skal sportschefen medvirke til gennemførelse og udvikling af foreningens motionsaktiviteter:
  • Sportschefen er – med reference til bestyrelsen (den motionsansvarlige) – direkte ansvarlig for foreningens motionsaktiviteter med base i Firmaidrættens Hus.
  • Sportschefen skal medvirke til opstart/udvikling og gennemførelse af potentielle   motionsaktiviteter/events.
  • Sportschefen skal ligeledes ”sælge” FiH’s produkter ved opsøgende arbejde hos såvel foreningens nuværende medlemsklubber som nye potentiale klubber/virksomheder.
  • Sportschefen kan – efter aftale med udvalgene - administrativt hjælpe med eksempelvis udarbejdelse og udsendelse af invitationerne til udvalgene aktiviteter.
  • Sportschefen kan – efter aftale med de enkelte motionsudvalg – medvirke til udvikling af de enkelte aktiviteter for derigennem at sikre et højere aktivitetsniveau og rekruttering af ledere/instruktører.
  • Sportschefen kan – efter nærmere aftale med bestyrelsen – deltage i Dansk Firmaidrætsforbunds stormøder (formandsmøder, Repræsentantskabsmøder etc.) samt på de af Dansk Firmaidrætsforbunds relevante kurser.

 

Hjemmeside og facebook

  • Til varetagelse af foreningens hjemmeside udnævnes en webmaster, der er ansvarlig overfor bestyrelsen.
  • Hjemmesiden er foreningens digitale kontaktled – i såvel idrætslige som administrative anliggender – mellem Firmaidræt Hillerøds bestyrelse, udvalg, medlemmer samt andre interesserede personer.
  • Hjemmesiden er en aktiv hjemmeside og tilstræbes hele tiden at være ajourført med aktuelt stof, nye tiltag og generelle oplysninger om foreningens aktiviteter samt bestyrelse og udvalg.
  • Stof, der ønskes offentliggjort på hjemmesiden kan fremsendes til webmasteren på adressen kontoret@firmah.dk
  • Indbydelser via hjemmesiden skal som udgangspunkt udfærdiges med mulighed for digital tilmelding og netbetaling.
  • Alle udvalg bør tilstræbe, at der løbende er relevant stof for webmasteren at arbejde med.
  • Hjemmesiden kan delvist finansieres ved annoncebannere eller andre sponsorater efter gældende retningslinier.

 

Firmaidrættens Hus

Firmaidrættens Hus tilhører Hillerød Kommune og er underlagt FrederiksborgCentret (FBC), som dermed har det overordnede ansvar for den bygningsmæssige masse med tilhørende teknik.

Firmaidræt Hillerød har ansvaret for den daglige drift – herunder opsyn, rengøring og daglig indvendig vedligeholdelse af ”Firmaidrættens Hus” (foreningshuset) og dette varetages af kontoret med sportschefen som øverste ansvarlige.

Under det daglige opsyn hører:

  • Tilsyn med husets tekniske installationer (varme, vand, el, tyverialarm m.m.)
  • Opsætning af borde og stole, op- og nedtagning af skillevægge i forbindelse med stormøder,
  • Opfyldning og tilsyn af drikkeautomaten og lager,
  • Ukrudtsbekæmpelse på de udendørs arealer (fliser) rundt om huset,
  • Snerydning/saltning af flisearealet op til huset,
  • Intern og ekstern lokaleudlån
  • Indkøb af daglig driftsmidler til huset (herunder rengøringsartikler og drikkevarer til videresalg/møder).

Under rengøring hører:

  • Indvendig rengøring (støvsugning, gulvvask, rengøring af toiletter, omklædningsrum, køkken etc.)
  • Tømning af opvaskemaskine.

Under daglig indvendig vedligeholdelse hører:

  • Løbende vedligeholdelse af det indvendige interiør såsom småreparationer
  • Ved større reparationer eller ved eks.vis lakering af gulve etc. kan dette udføres i samarbejde med ekstern hjælp (FBC eller anden virksomhed) efter aftale med bestyrelsen.

Græsklipning, snerydning/saltning samt andet større udvendig havearbejde varetages efter aftale som udgangspunkt af FBC.

Rengøringsfunktionen kan evt. varetages af en lønnet medarbejder efter aftale med bestyrelsen.

 

Cafe          

  • Salg fra cafeen i forbindelse med stævner og andre arrangementer forestås af de enkelte udvalg.
  • Salg af forplejning og drikkevarer foregår efter nærmere aftale med den ansvarlige for servicefunktionerne (økonomiansvarlige) og evt. øvrige udvalg.
  • I forbindelse med de daglige faste aktiviteter i ”Firmaidrættens Hus” og på de tilstødende udendørsarealer er det ikke tilladt at indtage medbragte drikkevarer. Dette gælder også i forbindelse med enkeltarrangementer, stævner etc.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016

 

 

Etiske forpligtelser

Et medlem under Firmaidræt Hillerød er forpligtet til:

  • at respektere andre medlemmer som ligeværdige mennesker uanset tro, mening
  • og social status
  • at udvise fairplay i forbindelse med træning, stævner, turneringer og andre aktiviteter
  • at udvise sømmelig og sober optræden såvel på som udenfor banen
  • lever et medlem ikke op til disse etiske forpligtelser kan bestyrelsen idømme karantæne eller i grovere tilfælde foretage eksklusion jf. vedtægternes § 8.1

 

En leder/instruktør i Firmaidræt Hillerød er forpligtet til:

  • at respektere andre medlemmer og udvalgsmedlemmer/instruktører som ligeværdige mennesker uanset tro, mening og social status
  • at leve op til foreningens formålsparagraf
  • at repræsentere foreningen på en sober og værdig måde
  • i forbindelse med aktivt udvalgs/instruktørarbejde at udvise en værdig og sober optræden
  • i forbindelse med aktiv deltagelse i træning, stævner, turneringer eller i forbindelse med andre aktiviteter aldrig at udvise usportslig optræden eller usømmelig adfærd og lignende
  • at udføre aktivt udvalgsarbejde således at dette altid udføres på fuldt betryggende måde
  • at være fortrolig med foreningens opbygning, vedtægter og retningslinjer samt efterleve disse
  • gennem god indsigt i foreningens forhold at medvirke til at sikre en god information og et godt samarbejde mellem alle led i foreningen
  • Lever et udvalgsmedlem/leder/instruktør i Firmaidræt Hillerød ikke op til disse etiske forpligtelser kan bestyrelsen fritage pågældende for videre udvalgs/instruktørarbejde, idømme karantæne eller i grovere tilfælde foretage eksklusion jf. vedtægternes § 8.1.

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016

 

 

Bilag 1 - Satser for beløb til udbetaling

Ydelsesart

Beløb

Diæter i forbindelse med kurser og møder

75 kr. pr. påbegyndt dag

Tilskud til et årligt udvalgsevalueringsmøder

250 kr. pr. person

Telefon- og internetgodtgørelse:

-      bestyrelsesarbejde

-      udvalgsarbejde

-      redaktør og webmaster

fri

 

Op til 150 kr. pr. kvartal til hvert udvalg

fri

Transportgodtgørelse på Sjælland, Lolland og Falster m.fl.

Billigste offentlige transportmiddel eller statens laveste km-takst for kørsel i egen bil.

Taxaudgift til/fra station dækkes, hvis ingen fællestransport

Transportgodtgørelse øvrige Danmark

Billigste offentlige transportmiddel

Ved dokumenteret besparelse m.m. kan der ske udbetaling efter statens laveste takster incl. udlæg for broafgift/færger

Taxaudgift til/fra station dækkes, hvis ingen fællestransport

 

Godkendt og vedtaget af bestyrelsen den 18. maj 2016